デスクワークの電話対応

電話対応の仕事はとても大事なデスクワークの1つです。会社の電話に出る場合には会社の代表として電話口に出ていることを忘れてはいけませんね。また電話を取ることをメインにしている会社もあります。それはテレフォンオペレーターや、コールセンターのスタッフなどですが、コールセンターのオペレーターについては後ほど詳細を紹介していきたいと思いますので、ここでは単純に会社の電話に出ることだけにポイントを絞って話をしていきたいと思います。電話対応の仕事は顔の見えない相手とのコミュニケーションなのでとても大切なことです。会社の代表として会社に電話をかけてきた人とやり取りをするのでとても大事なことなのです。相手と顔の見えない中でやり取りをするわけですから、電話の声だけでいい印象を与えたり、対応でいいイメージを与えなければいけませんので、面と向かって相手とコミュニケーションをとるとき以上に丁寧な対応を心がける必要があるでしょう。インバウンドといって電話を受ける場合は、会社にかかってきた用件をしっかりと聞いて、問い合わせに対応したり、会社の社員を呼び出す、電話の交換などの仕事があります。どれも大事なことですので、スムーズに電話をかけてきた人の用件が進むようにしなければいけないでしょう。

そしてアウトバウンド、発信ですが、電話をかけることもあるでしょう。どこかの会社に何か用事があって電話をかけることもありますし、会社の案内で電話をかけることもあるかもしれません。デスクワークにおける電話対応は声と対応ひとつで会社のイメージが発信する際も、受信する際も決まってしまいますので、その点をよく考えて丁寧に対応する必要があるでしょう。

参考サイト:ビジネスマナー「電話対応」

意外と未経験の人でも電話対応くらいならできると思っているかもしれませんが、そんなに簡単なものではないことも多いです。未経験でもできることはできるのですが、対応を丁寧にしなければ会社の信用にもかかわりますので、とても重要なデスクワークであるということは覚えておいた上で業務をしたほうがいいですね。後で思っていたより大変だったということにならないようにしっかり対応しなければいけないことを覚えて起きましょう。